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El desorden de Drive

La edición en línea ha introducido por la puerta trasera el problema de la administración del almacenamiento "en la nube". La realidad es que los usuarios no tienen siquiera una idea remota ni del propietario de los documentos, ni de quién puede verlo o editarlo ni de si lo que están viendo es lo mismo que vieron la semana pasada.

Google Drive en móvil

Para la mayoría de los usuarios en la nube o su expresión más popular en Drive se traduce al español como “está ahí, lo utilizo, pero no tengo ni siquiera una idea aproximada de quién es el dueño, quienes pueden verlo o editarlo, y tampoco si lo que veo ahora sufrió o no cambios con respecto a la última vez que lo vi”.

Los usuarios entran a un espacio de almacenamiento y allí mágicamente aparecen las cosas que utilizan: eso está bien, no solo bien, está realmente muy bien. La idea de que la organización de la información se corresponda con las necesidades del usuario es un logro significativo. Pero en las aplicaciones más populares como Google Drive y Microsoft One Drive eso se hace a un costo innecesario: por debajo de lo que se ve reina el caos. Otras menos populares como Figma comparten los males y otras son aún peores, como Google Photos, donde los usuarios no tienen el más mínimo control de qué parte de su intimidad es visible en Internet.

El comentario inmediato de los que entienden cómo funciona, sobre todo si tienen un perfil informático es que todo se puede hacer, y que el problema es que los usuarios no son ordenados. Eso me hace acordar a un curso de Usabilidad, hace muchos años, en el que un Ingeniero rebatió las pautas de legibilidad diciendo: “no importa el tamaño de la letra, si quiere leer de verdad, lo copia y lo pega en un editor. Yo uso el Vi”. La discusión no es si se puede o no se puede hacer, sino sobre lo que la interfaz explica y fomenta. Explica que está disponible para tí, pero no por qué. Y fomenta que compartas sin ton ni son, haciendo click en las opciones hasta que “el otro usuario lo ve”. Eso no es diseño de buena calidad.

Testimonio de Claudio:

«Trabajo en la Mesa de Ayuda de un Banco (Help Desk) y la “nube” se ha empezado a usar más a partir de la pandemia y el trabajo remoto, antes solo era usado por un círculo de gente que entendía del tema.

Con respecto a mi trabajo nos encontramos muy seguido con reclamos de los usuarios ya que no saben usar la herramienta (en esta empresa usan One Drive) y al no entender conceptos de informática terminan frustrados en la mayoría de los casos.

Dicen cosas como “Yo esto no lo entiendo, yo modifico algo acá y mi compañero no lo ve”, “Yo tenía un archivo en el Drive y alguien me lo borró”, “Esto no me está funcionando bien” y así varios ejemplos.

En lo personal veo que se está poniendo todo en la nube sin que se entienda bien cómo funciona y se pasa a depender de una herramienta para las tareas diarias de una empresa que no todo el personal está capacitado para su uso, llevando en varias oportunidades a que se comentan errores en la mayoría involuntarios.»

Compartir

Inclusive para el que se jacta de entender completamente el funcionamiento de los permisos para compartir, hay desafíos interesantes.

  • ¿Qué pasa si rebajo los permisos con los que ya tenían permisos? ¿Los pierden? ¿Todos por igual?
  • ¿Qué pasa si comparto un archivo con una dirección colectiva de correo?
  • ¿Qué pasa si alguien que podía editar lo compartió a mucha gente que puede editar pero ahora quito al primer editor?
Configuración de permisos Google Drive
Configuración de permisos para compartir en Google Drive
Configuración de permisos OneDrive
Configuración de permisos para compartir en Microsoft OneDrive

El primer imperativo es eliminar la disyuntiva entre compartir y copiar vínculo, que no es lo mismo pero es igual. Google Drive lo incorporó y todos lo copiaron, sin registrar que es muy difícil conceptualmente entender la relación entre uno y otro. En definitiva, se trata de una propuesta basada en modos, contra las que peleó tanto Larry Tesler y que es tan difícil de utilizar.

En segundo lugar, se debería agregar un panel de acceso simplificado, donde se vea quién tiene acceso y se lo pueda quitar con un click (si está usted seguro), que permita operaciones masivas para quitar permisos, sin mezclarlo con operaciones complejas como “transferir propiedad” o “Abrir vista detallada”. Pleno y directo. Todas las demás opciones, si realmente son necesarias, deberían quedar tras una opción de configuración avanzada para compartir.

Los cambios

La edición colectiva y sin necesidad de guardar es una bendición, durante años los diseñadores sostuvieron que la tríada de Archivo Nuevo, Guardar, Guardar Cómo era innecesaria, y que se podía crear interfaces mucho más fáciles de usar sin ellos.

Pero hacerlo al coso de no tener idea de qué versión estoy mirando, es demasiado. De nuevo: me queda claro que hay varios caminos para ser ordenado y meticuloso y resolver este problema, pero la interfaz no fomenta el orden sino todo lo contrario.

Aquí es imprescindible incorporar el sistema de versionado de forma sencilla al documento, con funcionalidades como “compartir instantánea” donde al compartir un documento lo que recibe el destinatario es una versión congelada, que no va a a cambiar más pase lo que pase. Tal vez ese debería ser el default.

Naturalmente que hay que pensar, probar y testear, estas ideas y muchas otras, pero los informáticos acostumbramos hace 40 años a los usuarios a convivir con interfaces que no entienden, en las que manejan rituales que les resuelven las cosas y punto. El uso compartido es un resabio sobre el que es necesario avanzar.

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